Assistant·e de direction polyvalent·e
Date limite de candidature :
Cadre de l’emploi : Adjoint technique
Catégorie de l'emploi : C
Publié le
Missions du poste : (Missions générales d’assistance et de secrétariat)
- Gestion des agendas des directeurs, traitement du courrier, courriel et parapheurs arrivés entrants et sortants et supervision chrono départs/arrivées,
- Suivi et diffusion de la documentation (ASH, la Gazette, veille juridique…),
- Mise en forme, voire rédaction de notes, compte-rendu, projets de délibération, courriers divers, …,
- Traitement, classement et archivage des dossiers (agents, usagers, projets, partenaires),
- Centralisation des demandes (formations, stages, frais de déplacement, locaux mobiliers, Véhicules, recueil des formations, …) avec les directions supports (DRH, logistique, patrimoine),
- Aide au suivi statistiques (extraction de données, mise à jour du tableau de bord).
Activités :
- Organisation des déplacements professionnels des directeurs de la DGAS (formations …),
- Organisation des réunions et des rendez-vous internes et externes à l’institution relative aux directeurs de la DGAS,
- Gestion quotidienne des agendas des directeurs,
- Diffusion des informations transversales (CT, DRH etc….),
- Accueil téléphonique et physique : participation à la gestion du 3977 (suivi des signalements avec connexion à la plateforme nationale, contact appelant et orientation vers la MDS concernée),
- Suivi administratif du Conseil départemental de la citoyenneté et de l’autonomie (CDCA) : préparation des séances et des procès-verbaux, appui au renouvellement de l’instance et à l’actualisation des arrêtés,
- Coordination administrative de dossiers (MASP, analyse des pratiques, aide urgence, signalement majeurs, successions, suivi statistiques…..),
- Rédaction de courriers et notes, prise de notes, relevés de décisions, compte-rendu.
Profil :
- Maitriser les outils bureautiques (Pack Office), dont les logiciels métiers, internet pour les recherches, intranet, les techniques de classement, et d’archivage ;
- Maîtriser les techniques de communication téléphonique Accueil téléphonique de personnes en difficulté ;
- Avoir le sens du service public ;
- Être capable de s’adapter à des tâches et des environnements de travail divers ;
- Être capable de faire face à tout type de public, en s’adaptant à son interlocuteur ;
- Savoir alerter lorsque cela est nécessaire, savoir prendre des initiatives ;
- Travailler en équipe ;
- Être polyvalent·e entre les directions ;
- Être méthodique et rigoureux·euse ;
- Confidentialité, discrétion et anticipation.
Avantages :
- Adhésion au CNAS,
- titres restaurants,
- prestations sociales RH,
- participation financière à la mutuelle,
- possibilité de télétravail sous conditions,
- Comité des œuvres sociales,
- choix du cycle de travail en fonction du métier,
- RIFSEEP,
- prise en charge des frais transports en commun et mobilité douce.
Contraintes liées au poste :
- assurer la continuité du service public, présence d’une secrétaire en période de congés (RTT, CO ; maladie) ;
- Remplacer l’assistante de la directrice générale adjointe solidarité pendant son absence.
Contact : Madame Isabelle FONDEVILLE, Assistante du DGA Tél : 05.62.67.43.68
Envoyer lettre de motivation + C.V. à : Monsieur le Président du Conseil Départemental du Gers - Direction Ressources Humaines – 81 Route de Pessan – B.P. 20569 – 32022 AUCH Cedex 9 ou par mail à : emploi@gers.fr
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