Assistant·e de direction polyvalent·e

Date limite de candidature :

Le Département du Gers recrute un.e assistant·e de direction polyvalent·e à la DGAS, Service Réseau de secrétariats DGAS, au sein de la Direction des Politiques d’Autonomie et la Direction Gestion Coordination. Résidence administrative : Auch
L’agent·e sera placé·e sous l’autorité hiérarchique de l’assistante de la Directrice Générale Adjointe Solidarité.

Description du poste :
Les assistant.es de quatre directions parmi les cinq de la direction générale adjointe solidarité sont mutualisés et sont rattachés hiérarchiquement à l’assistante de la directrice générale adjointe. Ainsi, en proximité géographique, dans un ancien carmel au sein du parc du conseil départemental, les membres de ce pool travaillent en étroite collaboration pour assurer la transmission des informations et la transversalité nécessaire au fonctionnement de cette direction générale adjointe.

Cadre de l’emploi : Adjoint technique

Catégorie de l'emploi : C

Publié le

Missions du poste : (Missions générales d’assistance et de secrétariat)

  • Gestion des agendas des directeurs, traitement du courrier, courriel et parapheurs arrivés entrants et sortants et supervision chrono départs/arrivées,
  • Suivi et diffusion de la documentation (ASH, la Gazette, veille juridique…),
  • Mise en forme, voire rédaction de notes, compte-rendu, projets de délibération, courriers divers, …,
  • Traitement, classement et archivage des dossiers (agents, usagers, projets, partenaires),
  • Centralisation des demandes (formations, stages, frais de déplacement, locaux mobiliers, Véhicules, recueil des formations, …) avec les directions supports (DRH, logistique, patrimoine),
  • Aide au suivi statistiques (extraction de données, mise à jour du tableau de bord).

 

Activités :

  • Organisation des déplacements professionnels des directeurs de la DGAS (formations …),
  • Organisation des réunions et des rendez-vous internes et externes à l’institution relative aux directeurs de la DGAS,
  • Gestion quotidienne des agendas des directeurs,
  • Diffusion des informations transversales (CT, DRH etc….),
  • Accueil téléphonique et physique : participation à la gestion du 3977 (suivi des signalements avec connexion à la plateforme nationale, contact appelant et orientation vers la MDS concernée),
  • Suivi administratif du Conseil départemental de la citoyenneté et de l’autonomie (CDCA) : préparation des séances et des procès-verbaux, appui au renouvellement de l’instance et à l’actualisation des arrêtés,
  • Coordination administrative de dossiers (MASP, analyse des pratiques, aide urgence, signalement majeurs, successions, suivi statistiques…..),
  • Rédaction de courriers et notes, prise de notes, relevés de décisions, compte-rendu.

 

Profil :

  • Maitriser les outils bureautiques (Pack Office), dont les logiciels métiers, internet pour les recherches, intranet, les techniques de classement, et d’archivage ;
  • Maîtriser les techniques de communication téléphonique Accueil téléphonique de personnes en difficulté ;
  • Avoir le sens du service public ;
  • Être capable de s’adapter à des tâches et des environnements de travail divers ;
  • Être capable de faire face à tout type de public, en s’adaptant à son interlocuteur ;
  • Savoir alerter lorsque cela est nécessaire, savoir prendre des initiatives ;
  • Travailler en équipe ;
  • Être polyvalent·e entre les directions ;
  • Être méthodique et rigoureux·euse ;
  • Confidentialité, discrétion et anticipation.

 

Avantages :

  • Adhésion au CNAS,
  • titres restaurants,
  • prestations sociales RH,
  • participation financière à la mutuelle,
  • possibilité de télétravail sous conditions,
  • Comité des œuvres sociales,
  • choix du cycle de travail en fonction du métier,
  • RIFSEEP,
  • prise en charge des frais transports en commun et mobilité douce.

 

Contraintes liées au poste :

  • assurer la continuité du service public, présence d’une secrétaire en période de congés (RTT, CO ; maladie) ;
  • Remplacer l’assistante de la directrice générale adjointe solidarité pendant son absence.

Contact : Madame Isabelle FONDEVILLE, Assistante du DGA Tél : 05.62.67.43.68

Envoyer lettre de motivation + C.V. à : Monsieur le Président du Conseil Départemental du Gers - Direction Ressources Humaines – 81 Route de Pessan – B.P. 20569 – 32022 AUCH Cedex 9 ou par mail à : emploi@gers.fr

 

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