Assistant·e et gestionnaire administratif·tive

Missions :

Gestion administrative et suivi des dossiers transversaux : 

• Elaboration et mises à jour de l’intranet de la DOSIN (pages Web relatives aux services numériques)
• Gestion des certificats électroniques nominatifs des agents : analyse des demandes, mises à jour et envoi
• Gestion des conventions (prestations en nature, à incidence financière, Pylônes GSM, etc.) : vérification des reconductions, rédaction des conventions et des avenants
• Rédaction et suivi des rapports et des délibérations (logiciel AIRSDELIB) : centralisation des besoins et rédaction des projets déposés en lien avec les chefs de projets
• Chargée du suivi administratif et de l’exécution de projets transversaux
• Relations avec les partenaires extérieurs pour le don de matériel (réception des demandes, vérification de l’éligibilité des structures et suivi)

Accueil physique et téléphonique :

• Analyse des demandes reçues et évaluation des urgences et dossiers prioritaires
• Visiophone : surveillance et filtrage accès bâtiment des colonnes
• Accueil des commerciaux, transporteurs, agents du Conseil Départemental, rendez-vous du directeur, des chefs de services et responsables de pôles
• Réception des colis

Secrétariat général de la direction :

• Gestion des agendas du directeur et directeur adjoint
• Gestion des parapheurs et du courrier de toute la direction (logiciel HOPI)
• Suivi et enregistrement des absences dans E-Temptation
• Secrétariat des dossiers RH (entretiens professionnels, fiches de postes, avancement et promotions, recrutements….)
• Suivi des délégations de signature de la DOSIN
• Suivi du papier, stocks de fourniture de bureau et consommables informatiques pour la direction
• Gestion des demandes des divers travaux d’entretien des bâtiments de la DOSIN
• Classement et archivage des dossiers de la direction et des services

Gestion des fiches de demandes d’interventions, sur la mobilité des agents et suivi des demandes de matériels obsolètes :

• Enregistrement et suivi des fiches et demandes d’intervention, veille au respect des procédures (demandes matériels obsolètes, fiches mobilité des agents….)

Gestion des tableaux de bord :

• Suivi des véhicules (planning, assurances, vignettes) 
• Gestion du planning des salles de la direction
• Correspondant formation DRH

Profil :

• Maîtrise et connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, HOPI, E-Temptation, Astre et AIRSDELIB) ;
• Organisation et gestion des priorités/urgences ;
• Capacité d’analyse et de synthèse ;
• Capacité rédactionnelle ;
• Rigueur, discrétion, sérieux, sens des relations avec le public ;
• Esprit d’équipe ;
• Esprit d’initiative ;
• Pédagogue.

Avantages :

• Adhésion au CNAS ;
• Titres restaurants ;
• Prestations sociales RH ;
• Participation financière à la mutuelle ;
• Possibilité de télétravail sous conditions ;
• Comité des œuvres sociales ;
• Choix du cycle de travail en fonction du métier ;
• RIFSEEP ;
• Prise en charge des frais de transports en commun et mobilité douce.

« Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle. »

Contraintes :

• Disponibilité

Contact :Monsieur Frederic BEON, Directeur (DOSIN) au 05.62.67.41.70

Envoyer lettre de motivation + CV + arrêté de situation administrative pour les candidats·es titulaires de la Fonction Publique à : Monsieur le Président du Conseil Départemental du Gers - Direction Ressources Humaines –  Service Emploi Recrutement - 81 Route de PESSAN – BP 20569 – 32022 AUCH Cedex 9 ou par mail à : emploi@gers.fr

« En savoir plus sur le traitement de vos données personnelles: https://www.gers.fr/le-conseil-departemental/offres-demploi/candidature-et-protection-des-donnees-personnelles »